Материал подобран и подготовлен с учетом действующего законодательства по состоянию на октябрь 2021 года.


Подготовил адвокат Специализированной юридической консультации №1 г. Минска Астапчик Ирина Николаевна (тел.:8-029-1226081).

Адрес офиса: г.Минск, ул. Московская, 12, каб.301


Окончила факультет права Белорусского государственного экономического университета по специальности правоведение. Диплом с отличием. Присвоена квалификация "юрист" в 2003 году.
Бакалавр экономический наук.
Со 2 ноября 2012 года является адвокатом Минской городской коллегии адвокатов в специализированной юридической консультации № 1 г. Минска по правовому обслуживанию субъектов хозяйствования. Лицензия адвоката № 02240/2210 от 2 ноября 2012 года.


Адвокат осуществляет консультирование.

Ведение трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно. Трудовые книжки заполняются нанимателем (кроме нанимателя-физлица) на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ч. 1, 2 ст. 50 ТК).
На основании записей в трудовой книжке работника подтверждается стаж работы (ч. 1 ст. 51 Закона N 1596-XII)). Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы (п. 8 Положения N 777).
В соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК образец трудовой книжки утверждается республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда.
В настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки, образец которых утвержден постановлением Минтруда N 40) (далее - трудовая книжка образца 2014 года), а также ранее установленных образцов, которые равнозначны и обмену на новые образцы не подлежат. При предъявлении трудовой книжки старого образца записи вносятся в нее, трудовая книжка нового образца не заводится.
Среди ранее установленных (старых) образцов трудовых книжек выделяют:
- образец трудовой книжки, утвержденный в 1938 году. Форма трудовой книжки образца 1938 года была утверждена Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 "О введении трудовых книжек". При этом данным документом не был предусмотрен вкладыш в трудовые книжки;
- образец трудовой книжки, утвержденный в 1973 году. Постановлением Совета Министров СССР, Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, которые были введены в действие с 1 января 1975 г.;
- образец трудовой книжки, утвержденный в 1993 году. Постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по труду и социальной защите населения от 22.09.1993 N 79 утвержден первый образец республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней;
- трудовые книжки образца республиканской трудовой книжки 1995 года (далее - трудовая книжка образца 1995 года).
Вкладыш в трудовую книжку представляет собой набор страниц трудовой книжки без обложки. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки. Вкладыш заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись или ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша производится запись или ставится штамп и указываются серия и номер вкладыша (п. 61 Инструкции о трудовых книжках). Вкладыш без трудовой книжки недействителен (ч. 2 п. 60 Инструкции о трудовых книжках).
Дубликат трудовой книжки представляет собой повторный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с первым экземпляром трудовой книжки.
Законодательством установлены случаи, когда выдается дубликат трудовой книжки (п. 62 Инструкции о трудовых книжках):
1) утрата трудовой книжки (вкладыша к ней);
2) повреждение трудовой книжки (вкладыша к ней);
3) восстановление работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, изменение формулировки причины увольнения;
4) отбытие лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него;
5) изменение половой принадлежности.
В некоторых случаях работником может быть предъявлена трудовая книжка, выданная в иностранном государстве.
В соответствии со ст. 10, 11 Закона N 105-З иностранные граждане и лица без гражданства, законно находящиеся на территории Республики Беларусь, пользуются всеми социально-экономическими правами, в том числе правом заниматься трудовой деятельностью наравне с гражданами Республики Беларусь. Следовательно, и трудовые книжки иностранным гражданам, постоянно проживающим в Республике Беларусь, должны выдаваться на общих основаниях при трудоустройстве.
Согласно п. 8 Инструкции о трудовых книжках лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее семи календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку образца 2014 года. При этом наниматели могут продолжать использовать имеющиеся у них бланки трудовых книжек или вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 года, поскольку являются действительными до их полного использования (п. 3 Постановления Минтруда N 40).
При предъявлении работником трудовой книжки иностранного государства нанимателю необходимо оформить трудовую книжку образца 2014 года либо при наличии трудовую книжку образца 1995 года.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат (ч. 3 ст. 50 ТК). В заявлении также должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки.
Работники, получающие трудовую книжку, ее дубликат или вкладыш в трудовую книжку (далее - бланк трудовой книжки), оплачивают ее (его) стоимость в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение. При утрате трудовой книжки по вине нанимателя ее владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости (п. 77 и 78 Инструкции о трудовых книжках).
Как правило, наниматель с работником заключают трудовой договор и вступают в трудовые правоотношения. Вместе с тем работа может выполняться на основе не только трудового договора, но и, к примеру, гражданско-правовых договоров, предусмотренных ГК.
Наиболее часто используемым нанимателем гражданско-правовым договором является договор подряда. Поскольку договор подряда и трудовой договор во многом схожи, то на выполнение одной и той же работы может быть заключен как один, так и второй договор. Отсюда возникает вопрос, нужно ли оформлять на лицо, к примеру принятое по договору подряда, трудовую книжку.
В соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника, а согласно абз. 1 ч. 1 ст. 1 ТК работник - это лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора. Поскольку гражданско-правовой договор не является трудовым, соответственно, трудовая книжка на его основании лицу, работающему, к примеру, по договору подряда, оформляться не может.
Вместе с тем работа, выполняемая по гражданско-правовому договору, является основанием для исчисления трудового стажа, так как в трудовой стаж входят периоды, в течение которых за лицо, выполняющее работу, уплачиваются работодателем взносы на государственное социальное страхование в бюджет государственного внебюджетного фонда соцзащиты (ч. 1 ст. 51 Закона N 1596-XII). Таким образом, юридические лица и индивидуальные предприниматели, предоставляющие работу гражданам по гражданско-правовым договорам, в обязательном порядке уплачивают за работающих на них граждан вышеуказанные страховые взносы. Период работы по гражданско-правовому договору входит в трудовой стаж, несмотря на то что трудовая книжка не заводится.
Пунктом 4 Инструкции о трудовых книжках предусмотрено, что трудовые книжки заполняются на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной. Лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее семи календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку образца 2014 года (п. 8 Инструкции о трудовых книжках).
При заполнении трудовых книжек работников необходимо помнить, что записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в том числе шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год - четырехзначными цифрами (ч. 1 п. 12 Инструкции о трудовых книжках).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя (ч. 2 п. 12 Инструкции о трудовых книжках).
Заполнение трудовой книжки, внесение в нее сведений о работнике и его работе, других необходимых сведений заверяется подписью самого нанимателя (например, директора), подписью иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки (например, начальника отдела кадров, инспектора по кадрам) (п. 21 - 24, ч. 2 п. 25 Инструкции о трудовых книжках).
Уполномоченное должностное лицо назначается приказом нанимателя.
Поскольку ведение кадрового делопроизводства, к которому относится в том числе и ведение трудовых книжек, требует затрат времени и наличия специалиста соответствующей квалификации, некоторые организации обращаются за помощью к услугам сторонних организаций.
Как правило, компании, предоставляющие услуги в ведении кадрового делопроизводства, предлагают своим клиентам составление трудовых договоров; составление штатного расписания и должностных инструкций; подготовку внутренней и внешней кадровой документации; консультирование компании по кадровым вопросам и пр.
При обращении за помощью в ведении кадрового делопроизводства к сторонней организации следует помнить, что трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена именно на нанимателя (ч. 2 ст. 50 ТК, п. 1 Инструкции о трудовых книжках).
Таким образом, ведение трудовых книжек иным лицом, кроме нанимателя и уполномоченного им должностного лица, не предусмотрено трудовым законодательством.
Индивидуальный предприниматель - это физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица и зарегистрированное в установленном порядке (абз. 4 ст. 1 ХПК, п. 1 ст. 22 ГК).
С 28.01.2020 трудовые книжки на работников, работающих у нанимателей-физлиц (в т.ч. индивидуальных предпринимателей), не оформляются (ч. 2 ст. 50 ТК, п. 4 Инструкции о трудовых книжках).
Под физическими лицами в данном разделе будут подразумеваться граждане, заключающие трудовые договоры с домашними работниками (ст. 308 ТК).
Домашними работниками признаются лица, выполняющие по трудовому договору работу в домашнем хозяйстве граждан, оказывающие им техническую помощь в литературной, иной творческой деятельности и другие виды услуг, предусмотренные законодательством (например, секретари, водители, сиделки для больных членов семьи, няни и др.) (ст. 308 ТК).
Трудовые книжки на работников, работающих у нанимателей-физлиц, не оформляются (ч. 2 ст. 50 ТК, п. 4 Инструкции о трудовых книжках).
Отметим, что до 28.01.2020 записи в трудовых книжках домашних работников оформлял местный исполнительный и распорядительный орган первичного территориального уровня (администрация или исполком).