Отпускная кампания начинается для нанимателя еще зимой. Это обусловлено тем, что каждый год не позднее 5 января в организации должен быть утвержден график отпусков (ч. 1 и 2 ст. 168 ТК).

На заметку
Иной срок может быть установлен коллективным договором, соглашением либо согласован нанимателем с профсоюзом.

До утверждения нанимателем график отпусков подлежит согласованию с профсоюзом, но только если это предусмотрено коллективным договором.
При составлении графика нанимателю необходимо:
- учесть мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников;
- определить очередность трудовых отпусков в соответствии с нормами законодательства. Ведь некоторые категории работников имеют право на предоставление им отпуска в летнее время либо в другое удобное для них время или определенный период (ч. 4 ст. 168 ТК).
В законодательстве нет обязательной формы графика отпусков. Есть только рекомендованная. Ее чаще всего и используют. Вместе с тем наниматель может дополнить рекомендованную форму графика отпусков или разработать свою. Тогда он самостоятельно определяет содержание графика.
Как правило, в графике отпусков указывается месяц, в котором работнику предоставляется отпуск, без даты его начала. Но вместо месяца можно проставить планируемую дату начала отпуска. Также иногда в графике указывают количество дней отпуска каждого работника, приходящееся на каждую часть отпуска, если он делится на части, или же даты начала и окончания каждой части отпуска.
График отпусков необходимо довести до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). Для этого, например, в форму графика можно включить отдельную графу, в которой работники смогут собственноручно проставлять отметки об ознакомлении с ним.

Уведомление работника о начале отпуска

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска вне зависимости от того, указана в графике конкретная дата начала отпуска или нет. Срок такого уведомления - не позднее чем за 15 календарных дней до даты начала трудового отпуска (ч. 1 ст. 169 ТК). Способ уведомления оставлен на усмотрение нанимателя. На наш взгляд, уведомлять лучше в письменной форме. Тогда при необходимости наниматель сможет доказать, что свою обязанность в этой части он выполнил.
Если в графике указана конкретная дата начала отпуска, то требовать от работника заявление о его предоставлении необязательно. Ведь в данном случае такое заявление, по сути, будет дублировать то, о чем стороны уже договорились.
Если же в графике указан только месяц предоставления отпуска, а дата его начала не определена, то нужно, чтобы работник заблаговременно подал заявление о предоставлении отпуска. В заявлении ему следует указать дату начала отпуска. Также целесообразно затребовать от работника соответствующее письменное заявление, если отпуск по его просьбе предоставляется работнику в другое время.

Обратите внимание!
Во всех случаях, когда отпуск предоставляется работнику в индивидуальном порядке, его необходимо уведомить об этом в письменной форме также не позднее чем за 15 календарных дней до начала отпуска (ч. 2 ст. 169 ТК).

Уведомить работника о дате начала отпуска можно следующими способами:
- направить ему отдельный документ - уведомление;
- ознакомить его с приказом, иным распорядительным документом (распоряжением, решением) о предоставлении отпуска или запиской об отпуске под подпись.

Оформление приказа о предоставлении отпуска

Как правило, предоставление трудового отпуска оформляется приказом либо иным распорядительным документом (распоряжением, решением). Указанный документ от имени нанимателя подписывает уполномоченное им должностное лицо (ч. 1 ст. 152 ТК). Им может быть, например, заместитель директора по кадровой работе.

На заметку
Уполномоченное должностное лицо нанимателя - руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (абз. 7 ч. 1 ст. 1 ТК).

Приказ о предоставлении отпуска должен быть оформлен в соответствии с требованиями делопроизводства (Инструкция по делопроизводству, СТБ 6.38-2016).
В нем, на наш взгляд, необходимо отразить следующие сведения:
- ФИО, должность (профессию) работника, которому предоставляется трудовой отпуск;
- количество предоставляемых календарных дней отпуска;
- указание на составные части трудового отпуска с продолжительностью (например, основной отпуск - 24 календарных дня, дополнительный отпуск за работу по контракту - 5 календарных дней, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день - 3 календарных дня);
- даты нахождения работника в трудовом отпуске;
- рабочий год, за который трудовой отпуск предоставляется.

Пример формулировки в приказе:
"О предоставлении трудового
отпуска

ПРЕДОСТАВИТЬ:
КОРОЛЕВОЙ Наталье Михайловне, юрисконсульту, трудовой отпуск продолжительностью 32 календарных дня с 27.05.2019 по 27.06.2019 включительно за рабочий год с 09.07.2018 по 08.07.2019, в том числе:
основной отпуск - 24 календарных дня;
дополнительные отпуска:
по контракту - 5 календарных дней;
за ненормированный рабочий день - 3 календарных дня.

Основание:
1. График отпусков от 26.12.2018 N 9.
2. Контракт от 09.07.2015 N 41".

После издания приказа о предоставлении трудового отпуска наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Оформление записки об отпуске

Помимо приказа предоставление отпуска может быть оформлено запиской об отпуске. Наниматель вправе самостоятельно выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска - приказ либо записку.
Как и приказ, записку об отпуске от имени нанимателя подписывает уполномоченное им должностное лицо (ч. 1 ст. 152 ТК).
Законодательство содержит примерную форму записки об отпуске. Наниматель вправе, но не должен придерживаться ее. В любом случае в записке об отпуске целесообразно отразить те же сведения, что предлагает к заполнению примерная ее форма. Они аналогичны тем, которые мы рекомендовали для указания в приказе о предоставлении отпуска.

Пример формулировки записки об отпуске:

"Круглик Елене Вячеславовне
Производственный отдел
Мастер таб. N 23423

Предоставляется:
1. Трудовой отпуск за рабочий год с "9" июля 2018 г. по "8" июля 2019 г. на 28 календарных дней, в том числе:
1.1. основной отпуск - 24 дня;
1.2. дополнительный отпуск:
в соответствии с абз. 2 подп. 2.5 п. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 N 29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины" - 4 дня.
Отпуск предоставляется с "5" июня 2019 г. по "2" июля 2019 г.".

Отпускные

За все календарные дни трудового отпуска наниматель обязан выплатить работнику средний заработок, так называемые отпускные (ст. 175 ТК). Отпускные выплачиваются не позднее чем за два дня до начала отпуска (ст. 176 ТК), а работающим по контракту - не позднее чем за один день (ч. 4 п. 4 Декрета N 29). Невыплата отпускных в установленный срок либо выплата их позже является нарушением законодательства о труде. За такое нарушение наниматель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа (ст. 9.19 КоАП).


С уважением адвокат Филанович Ирина Николаевна (80291226081)