Материал подобран и подготовлен с учетом действующего законодательства по состоянию на октябрь 2021 года.



Подготовила адвокат Специализированной юридической консультации №1 г. Минска Филанович Ирина Николаевна (тел.:8-029-122 60 81).

Адрес офиса: г.Минск, ул. Сторожевская, 5 каб. 24 Б

Окончила факультет права Белорусского государственного экономического университета по специальности правоведение. Диплом с отличием. Присвоена квалификация "юрист" в 2003 году.
Бакалавр экономический наук.
Со 2 ноября 2012 года является адвокатом Минской городской коллегии адвокатов в специализированной юридической консультации № 1 г. Минска по правовому обслуживанию субъектов хозяйствования. Лицензия адвоката № 02240/2210 от 2 ноября 2012 года.

Адвокат консультирует и составляет исковые заявления о взыскании командировочных расходов с нанимателя при невыплате аванса
.



При направлении работника в служебную командировку нанимателю следует:
- получить согласие работника на командировку в случаях, предусмотренных ТК (ч. 4 ст. 93, ч. 2 ст. 263, ч. 5 ст. 271, ч. 6 ст. 287 ТК);
- оформить приказ (распоряжение) на командировку (ч. 1 ст. 93 ТК,п. 2 Положения N 176);
- выписать командировочное удостоверение (если наниматель принял решение о необходимости его оформления) (ч. 2 ст. 93 ТК);
- внести запись о командировке в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (если наниматель принял решение о необходимости его ведения).


Рассчитываем сумму аванса по командировке

Наниматель обязан выдать работнику аванс на следующие расходы:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно (далее - расходы по проезду);
- по найму жилого помещения (далее - расходы по найму);
- за проживание вне места жительства (далее - суточные);
- иные расходы, произведенные с разрешения или ведома нанимателя (ч. 2 ст. 95 ТК, ч. 1, 2 п. 5 Положения N 176).

Расчет суммы аванса на расходы по проезду
Аванс на расходы по проезду выдается на оплату следующих расходов (подп. 9.1.1, 9.2, 9.3 Положения N 176):
- по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом (кроме такси) к месту командировки и обратно;
- по провозу багажа в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза багажа по проездному документу (билету) того вида транспорта, которым следует командированный работник;
- стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета).
Сумма аванса на расходы по проезду рассчитывается на основании информации, указанной в приказе о командировании, докладных записках, данных сети Интернет, документов по предыдущим командировкам, заявок и других источников.
В случае если приобретение проездных документов (билетов) осуществляется направляющей стороной или за счет средств принимающей стороны, а также если командированному работнику предоставлены средства передвижения или он имеет право бесплатного проезда, аванс на расходы на проезд не выдается (п. 11, 12 Положения N 176).

Расчет суммы аванса на расходы по найму
С 06.10.2020 организации (кроме бюджетных ) вправе самостоятельно выбрать вариант возмещения расходов по найму: без представления подтверждающих документов либо на основании подтверждающих документов (ч. 1, 2 п. 15 Положения N 176). Бюджетные организации возмещают расходы по найму только на основании подтверждающих документов (ч. 4 п. 15 Положения N 176).
--------------------------------
Для целей Положения N 176 под бюджетными организациями следует понимать бюджетные организации и иные организации, получающие субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, государственных органов.

Вместе с тем полагаем, что сумму аванса на эти расходы следует рассчитывать исходя из количества ночей с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него и размера возмещения, который установлен приложением 1 к Положению N 176 для соответствующего места командирования (п. 6 Положения N 176).
Для целей выдачи аванса на расходы по найму жилья при многодневных командировках с продолжительностью нахождения в месте командировки менее 12 часов следует исходить из того, предполагаются ли такие расходы в рамках конкретной командировки и в каких суммах (ч. 7 п. 15 Положения N 176).
При однодневных командировках либо при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства аванс на расходы по найму не выдается (ч. 11 п. 15 Положения N 176).
При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения аванс на расходы по найму не выдается (ч. 1 п. 17 Положения N 176).

Расчет суммы аванса на суточные
Расчет производится исходя из количества дней командировки и размера возмещения суточных - 9 руб., который установлен приложением 1 к Положению N 176 (п. 6, ч. 1 п. 20 Положения N 176):



В количество дней командировки включаются все календарные дни командировки, в том числе день выбытия в командировку, время нахождения в пути, выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки, а также день прибытия из командировки. При этом днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы к месту командирования, а днем прибытия - день приезда транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки (ч. 5 ст. 93 ТК).
Если направляющая и (или) принимающая сторона обеспечивает командированного работника трехразовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки, выплата суточных не производится, за исключением суточных за время нахождения в пути (ч. 2 п. 20 Положения N 176).
Если работник прибыл в место командировки накануне дней (дня), в которых принимающая сторона обеспечивает его питанием и транспортом, и (или) выбыл из места командировки в день, следующий после таких дней (дня), то возмещение суточных за эти дни составляет 100% установленного размера (ч. 4 п. 20 Положения N 176).

Расчет суммы аванса на иные расходы
Перечень иных расходов, которые включены в командировочные расходы, приведен в п. 24, 25 Положения N 176. Данные расходы работник может произвести только с разрешения либо ведома нанимателя. Наниматель определяет предполагаемый размер иных расходов, производимых с его разрешения или ведома командированным работником (ч. 2 п. 5 Положения N 176).

Обязанность документально оформлять расчет аванса законодательством не установлена. Вместе с тем организация по желанию командированного работника обязана ознакомить его с расчетом выданного аванса (ч. 1 и 2 п. 7 Положения N 176). Форма расчета суммы аванса законодательством не установлена, ее можно разработать самостоятельно.

Проверяем авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных денежных средствах с приложенными документами, подтверждающими совершенные в командировке расходы. Срок представления авансового отчета - 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90, 91 Инструкции N 117).

Расходы по проезду
Расходы на приобретение проездных документов (билетов) возмещаются работнику по их фактической стоимости при представлении им подтверждающих документов, установленных законодательством (п. 10 Положения N 176, абз. 6 ч. 1 п. 91 Инструкции N 117). При отсутствии проездных документов (билетов) расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения N 176).
Если приобретение проездных документов (билетов) осуществляется направляющей стороной или за счет средств принимающей стороны, а также если командированному работнику предоставлены средства передвижения или он имеет право бесплатного проезда, расходы на проезд не возмещаются (п. 11, 12 Положения N 176).
Расходы по проезду в пределах места командировки не возмещаются (они оплачиваются за счет суточных) (п. 14 Положения N 176).

Расходы по найму жилого помещения
С 06.10.2020 организации (кроме бюджетных организаций ) вправе самостоятельно выбрать вариант возмещения расходов по найму: без представления подтверждающих документов либо на основании подтверждающих документов (ч. 1 п. 15 Положения N 176).
При выборе варианта возмещения без представления подтверждающих документов это решение закреплять в ЛПА не надо (ч. 2 п. 15 Положения N 176).
В этом случае возмещение расходов по найму осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 (ч. 5 п. 15 Положения N 176).
При отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из него определяются нанимателем (ч. 9 п. 15 Положения N 176).
Если работник исходя из условий командирования в течение одних суток находился в населенных пунктах разного уровня административного подчинения (областного центра, районного центра, иного населенного пункта), то наниматель в зависимости от данных условий самостоятельно определяет размер возмещения расходов по найму за эти сутки, исходя из размеров, установленных в приложении 1 для одного из данных населенных пунктов (ч. 6 п. 15 Положения N 176).
Вместе с тем при выборе указанного варианта возмещение расходов по найму производится на основании подтверждающих документов (ч. 7 п. 15 Положения N 176):
- если фактические расходы превышают размеры, установленные в приложении 1;
- при нахождении работника в месте командировки менее 12 часов при многодневной командировке.
При этом фактические расходы работника ограничиваются стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176, см. разъяснение).

При выборе варианта возмещения на основании подтверждающих документов это решение необходимо закрепить в ЛПА (например, в Положении о командировках, др.) (ч. 2 п. 15 Положения N 176).
В этом случае для целей возмещения фактические расходы работника также ограничиваются стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176, см. разъяснение).
Если подтверждающие документы работником не представлены, то расходы по найму за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1. Конкретный процент возмещения следует закрепить в ЛПА (ч. 3 п. 15 Положения N 176).

При отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из него определяются нанимателем (ч. 9 п. 15 Положения N 176).
Бюджетные организации возмещают расходы по найму только на основании подтверждающих документов. При этом сумма возмещения ограничена стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки. Если же работник бюджетной организации не представит подтверждающие документы, ему возмещаются расходы по найму за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, в размере 5% от размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 (ч. 4 п. 15 Положения N 176).
Оплата командированным работником расходов по найму жилья посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения (ч. 2 п. 17 Положения N 176). В этом случае при любом варианте возмещения расчеты с работником производятся исходя из фактических расходов по найму жилья на основании представленных подтверждающих документов.
При однодневных командировках, при ежедневном возвращении работника к месту жительства при многодневной командировке, возмещение расходов по найму не производится (ч. 11 п. 15 Положения N 176).
При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму не производится (ч. 1 п. 17 Положения N 176).

Суточные
Данные расходы пересчитываются только в случае возникновения на то причин, основной из которых является изменение количества дней нахождения работника в командировке.

Иные командировочные расходы возмещаются в том случае, если они произведены с разрешения либо ведома нанимателя при представлении подтверждающих документов (ч. 2 п. 5, п. 24, 25 Положения N 176).

Окончательный расчет с работником по командировке

Задолженность по авансовому отчету рассчитывается как разница между суммой выданного аванса и суммой командировочных расходов.
Работник обязан вернуть остаток неизрасходованной суммы аванса в сроки, установленные для представления отчета, - не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции N 117).
В случае расходования работником собственных средств, подлежащих возмещению нанимателем, окончательный расчет с ним должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета (ч. 3 п. 7 Положения N 176).

Учитываем и оплачиваем дни командировки

На командированного работника распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту командировки. За ним сохраняется заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92, ч. 1 ст. 95 ТК).
Дни командировки работника в табеле учета рабочего времени обозначаются, как правило, буквой "К" (порядок определяется нанимателем).